総合型地域スポーツクラブに関するお知らせ

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総合型クラブ設立・運営のリスクマネジメント  その５（個人情報保護法）

Ｑ；スポーツクラブの個人情報保護法対策とは？
  昨年４月の個人情報保護法の施行に伴い、世間ではより一層の「個人情報」の保護が必要とされています。スポーツクラブも当然この個人情報保護にはクラブをあげて取り組まなければなりません。
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  「個人情報」とは名前や住所など個人を特定できる情報を指します。これらの情報が単独で使用されようが複合で使用されようが、要はその情報を見て個人が特定されれば「個人情報」ということになります。個人情報保護法によれば、この「個人情報」を過去６ヶ月の間に５千件以上保有した場合に法律の対象としています。これは営利目的であろうと、非営利であろうと関係ありません。ですが５千件であろうと、１件であろうとお客様の大切な「個人情報」です。この際、５千件という数字は関係なく、１件でも「個人情報」を保有していれば個人情報保護法に従って、しっかりとした「個人情報」の管理が望まれます。
  この個人情報保護法をスポーツクラブで考えてみると、入会申込書などが考えられます。名前、住所、年齢、生年月日、病歴・・・様々な個人情報を記載してもらうことになります。この情報は、クラブを運営するにあたり、できればクラブ側としては把握しておきたい事項です。会員の連絡網、会員数の把握、情報の発信、年齢・男女別の統計等、スポーツクラブ運営をしていくためにはどのクラブも行なっていることです。ですがこの取り扱いは十分、個人情報保護法の対象となり、今まで以上に取り扱いが厳しくなります。

  では、今後スポーツクラブとして、個人情報保護法に対してどのような対応をしていけばよいでしょうか？  簡単ですが、具体的な対策は次の(１)～(５)のとおりです。

(１)個人情報保護法を勉強し、個人情報保護の指針を作成する。
  クラブとして個人情報保護に関する指針を作成します。これは個人情報保護法の本などに例がたくさん載っています。それを参考に作成しましょう。

(２)指針ができたら、クラブ員に徹底させる、公表する。
  指針ができたらまずクラブ員に徹底させましょう。そして世間に向けて公表しましょう。ホームページに掲載、また会員に対して紙で配布してもいいでしょう。

(３)個人情報保護に対する窓口を作る。
  会員からの個人情報に対する質問や苦情に対して、全て一元管理できる窓口を作っておきましょう。質問や苦情をたらい回しにしたり、担当者がいなかったりということがないようにしましょう。質問、苦情、更新、削除に関しては適切な対応が必要です。

(４)個人情報保護に対して万全の準備をする。
  クラブに備えてある個人情報の記載されている物は鍵のついた引き出しに保管する、パソコンは共有しない、事務所には鍵をつける、クラブ員以外の事務所への入室は極力控える、個人情報取扱のルールを作る等の取り決めを作っていきましょう。

(５)個人情報を取得するときは情報の使い道をはっきりさせる。
  個人情報を取得する際は「この個人情報は○○に使用させていただきます」、「○○の場合に使用させていただきます」などの注意書きを必ず記載用紙に記入しておきましょう。基本的には個人情報の利用は、会員の同意がなければ利用してはいけないことを頭に入れておきましょう。
まだまだ細かくはありますが、以上のようなことを実際に行い、会員から信頼されるクラブ組織を作り上げていきましょう。                              
（行政書士  谷塚  哲）